Auswirkungen der neuen GoBD auf Bargeschäfte im Einzelhandel

Mit Schreiben vom 14.11.2014 hat das Bundesministerium der Finanzen (nachfolgend auch „BMF“) die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (nachfolgend auch „GoBD“) veröffentlicht.

Die in diesem Schreiben zur verbindlichen Umsetzung ausgeführten Anforderungen betreffen sämtliche Unternehmensbereiche, in denen betriebliche Abläufe durch DV-gestützte Verfahren abgebildet werden und in denen ein Datenverarbeitungssystem zur Erfüllung der Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verwendet wird.

Betroffen sind somit nicht nur die zu diesem Zweck verwendeten Hauptsysteme, sondern alle Neben- und Vorsysteme sowie die Schnittstellen zwischen den einzelnen DV-Systemen. Hierzu gehören insbesondere die elektronischen Kassensysteme als Vorsysteme der Hauptbuchhaltung.

Die Veröffentlichung der GoBD durch die Finanzverwaltung bringt formelle Änderungen mit sich, die auch für den Tabakwaren- und Convenienceeinzelhandel verpflichtend umzusetzen sind und zusätzlichen Verwaltungs- und ggf. Investitionsaufwand bedeuten.

Dabei ergeben sich die verpflichtend umzusetzenden Änderungen nicht erst auf Ebene der klassischen Buchhaltung, sondern beginnen regelmäßig bereits bei der Einführung GoBD-konformer Kassensysteme bzw. der Überprüfung, ob ein solches bereits im Einsatz befindlich ist.

Eine Darstellung sämtlicher sich durch die GoBD ergebenden Änderungen kann hier nicht in Gänze wiedergegeben werden, so dass nachfolgend nur ein nicht abschließender Einblick über die möglichen Auswirkungen der GoBD auf die Bargeschäfte im Einzelhandel dargestellt wird. Die nachfolgenden Ausführungen stellen keine Steuerberatung dar bzw. sollen eine solche nicht ersetzen. Hinsichtlich der Richtigkeit der nachfolgenden Informationen übernehmen wir daher keinerlei Haftung. Zur umfassenden Information empfiehlt sich die Lektüre des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 sowie ein Beratungstermin bei Ihrem Steuerberater.

In den meisten Fällen werden voraussichtlich bereits weitestgehend elektronische Registrierkassen im Einsatz sein. Sofern das für diese Kassen verwendete System nicht den GoBD entspricht, besteht die zwingende Notwendigkeit der Überprüfung einer Anpassungsmöglichkeit des Systems oder die von der Finanzverwaltung geforderte Pflicht zur Investition in ein vollständig neues GoBD-konformes Kassensystem.

Die Einführung der GoBD soll die Nachprüfbarkeit der Geschäftsvorfälle im Falle von Betriebsprüfungen standardisieren und für die Prüfer vereinfachen. Dabei sind die GoBD grundsätzlich erstmalig verbindlich ab dem Veranlagungszeitraum 2015 anzuwenden.

Anwendung finden die GoBD nicht nur für alle buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch für Unternehmer, die freiwillig elektronische Bücher oder elektronische Aufzeichnungen führen und für sonstige elektronische Aufzeichnungen von steuerrelevanten Daten.

Elektronische Registrierkassen gelten gemäß § 147 Abs. 6 AO als Bestandteil des Datenverarbeitungssystems. Daten, die mittels Registrierkasse gespeichert und verarbeitet werden, unterliegen daher ebenfalls den Vorschriften der GoBD.

Ab wann sind die Verpflichtungen zu erfüllen?

Die GoBD sind grundsätzlich erstmalig verbindlich ab dem Veranlagungszeitraum 2015 anzuwenden. Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen im Zusammenhang mit Bargeschäften gelten jedoch auch nach Veröffentlichung des BMF-Schreibens zu den GoBD weiterhin die Voraussetzungen und Übergangsfristen des so genannten „Kassenerlasses“ (BMF-Schreibens vom 26.11.2010). Die darin gewährte Übergangsfrist für Kassensysteme, die die Anforderungen des BMF-Schreibens nicht erfüllen, endet zum 31.12.2016. Dies gilt explizit für bereits im Einsatz befindliche elektronische Kassen und ausdrücklich nicht für die in Kleinstbetrieben häufig eingesetzten so genannten „offenen Ladenkassen“. Die Umsetzung der GoBD erhält somit im Bereich der Bargeschäfte für bestehende Systeme ausnahmsweise erst ab dem 01.01.2017 verbindlichen Charakter.

Welche Voraussetzungen sind unter anderem zu erfüllen?

Um die in den GoBD geforderte Vollständigkeit zu gewährleisten ist eine reine Aufbewahrung der unterschiedlichen Kassenberichte in Papierform nun nicht mehr ausreichend. Vielmehr ist durch korrekte Programmeinstellungen dafür Sorge zu tragen, dass das Zustandekommen der Umsatzsummen durch die Darstellung der Geschäftsvorfälle (Verkäufe, Warenrücknahmen und Storni) bedienerbezogen (personenbezogen) elektronisch abgebildet und gespeichert wird. Grundsätzlich ist hier auch jeder einzelne Kunde in einem Debitorenverzeichnis anzulegen und elektronisch mit dem Geschäftsvorfall zu verknüpfen.

Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität hat der BFH jedoch eine Pflicht der Einzelaufzeichnung für den Einzelhandel und vergleichsbare Berufsgruppen bereits mit einem Urteil aus dem Jahre 1966 verneint. Für die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten des Einzelhandels sind demnach branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte zu beachten. Demzufolge ist es nicht zu beanstanden, wenn in einem Einzelhandelsgeschäft eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung (Debitorenverzeichnis) zum Einsatz kommt, bei welcher die Namen der Kunden bei Bargeschäften nicht erfasst und beigestellt werden.

Sollten jedoch derartige elektronische Aufzeichnungen zur Erfüllung der Einzelaufzeichnungspflicht tatsächlich technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch freiwillig geführt werden, dann sind diese Daten auch aufzubewahren und in maschinell auswertbarer Form vorzulegen. Entsprechend dem Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht müssen dann alle steuerlich relevanten Einzeldaten der Geschäftsvorfälle sowie alle digital erzeugten Rechnungen digital nach den Grundsätzen der GoBD aufbewahrt werden. Die Verdichtung und Speicherung von Summenwerten ist in diesen Fällen nicht ausreichend.

Die in Zusammenhang mit baren und unbaren Zahlungen aufgezeichneten Daten müssen so detailliert sein, dass ein problemloser Abgleich mit den in der Buchungsjournalerfassung enthaltenen Daten leicht und problemlos möglich ist.

Die alleinige Aufbewahrung der generierten Bons in Papierform ist nicht ausreichend, vielmehr muss eine dauerhafte digitale Ablage im Sinne der GoBD gewährleistet sein.

Darüber hinaus ist die digitale Aufbewahrung der vollständigen Historie aller in den Systemen hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise erforderlich.

Unverändert zu den bislang geltenden Anforderungen an Kassensysteme müssen auch weiterhin sämtliche Organisationsunterlagen, wie beispielsweise die Bedienungs- und Programmieranleitung, Protokolle von Umprogrammierungen, einschließlich der Artikelstammdatenänderungen und Bedieneinrichtungen aufbewahrt werden.

Die Einsatzorte und Einsatzzeiten der Kassengeräte sind insbesondere bei Einsatz mehrerer Kassen derart zu dokumentieren, dass ersichtlich wird, wann jeweils mit welchem Gerät Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden.

Welche Informationen muss Ihr Kassensystem unter anderem bereitstellen?

Zusammenfassend müssen die folgenden Informationen durch das Kassensystem nachgewiesen werden:

• Zero-Bons zum Nachweis der Tagessumme
• Stornobuchungen
• Entnahmen
• Retouren
• verschiedene Zahlungswege in Form von Bargeld, Scheck- und Kreditkarten
• Darstellung der Einzelpositionen
• alle weiteren Auswertungen des Tagesabschlusses
• Name des Unternehmers
• Datum und Uhrzeit des Ausdrucks
• Brutto-Tageseinnahmen nach verschiedenen Steuersätzen getrennt
• laufende, automatische Nummerierung
• Stornierungen und Löschhinweise für Tagesspeicher.

Die folgenden Dokumente müssen zum jederzeitigen Abruf gespeichert und bereitgehalten werden:

• Bedienungsanleitung
• Programmieranleitung
• aufgezeichnete Programmabrufe nach jeder Änderung
• Einrichtungsprotokolle über Kellner-, Verkäufer- und Trainingsspeicher
• alle zusätzlichen Anweisungen zur Kassenprogrammierung.

Folgende Kassenunterlagen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

• Originalbelege
• Zero-Bons
• Kassenbücher und Aufzeichnungen inklusive die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• kassenzugehörige Dokumte
• Protokolle, die die Einrichtung von Verkäufern sowie die Trainingsspeicherdaten betreffen
• interne Einweisungen zur Programmierung der Kasse.

Ist Ihre Kasse bereit für die GoBD?

Inwiefern eine bereits im Einsatz befindliche Registrierkasse konform zu den Anforderungen der GoBD ist, bestimmt sich anhand des eingesetzten Kassentypens:

Kassentyp 1 mit Summenspeichern ohne elektronisches Journal:

Charakteristisch für diesen Kassentyp ist die originäre digitale Erzeugung der Geschäftsvorfälle, welche jedoch nicht elektronisch gespeichert, sondern im Papierformat auf einer Journalrolle gespeichert protokolliert werden.

Als Bewegungsdaten werden nur kumulierte Werte digital gespeichert; bei Abruf der Summenwerte wird der entsprechende Speicher auf Null zurückgestellt, d.h. gelöscht. Eine digitale Einzelaufzeichnung oder ein Datenexport ist nicht möglich.

Die Daten können somit nicht jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar gemacht werden. Kassentyp 1 entspricht nicht den Anforderungen der GoBD.

Für eine GoBD-Kompatibilität ist eine vollumfängliche Veränderung von Kassenhardware und Kassensoftware unumgänglich, da bauartbedingt bislang keine elektronische Journalfunktion vorhanden ist.

Kassentyp 2 mit begrenztem elektronischem Journal:

Registrierkassen dieses Typs zeichnen sich durch eine elektronische Journalführung aus. Abhängig von Speicherausstattung und Geschäftsumfang reicht der Aufzeichnungsumfang regelmäßig nur für wenige Tage oder Wochen; darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer vollständigen Abschaltung der Journalfunktion.

Eine Vernetzung mit anderen Kassen, insbesondere mobilen Geräten ist möglich.

Auch bei diesem Kassentyp fehlt eine Schnittstelle für den Datenexport, wodurch die Daten nicht jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar gemacht werden können.

Kassentyp 2 entspricht nicht den Anforderungen der GoBD.

Zur Einhaltung der GoBD ist in jedem Fall eine Änderung der Kassensoftware erforderlich. Zudem ist ein Speicherausbau durchzuführen, der die bislang zeitlich begrenzte Journalfunktion erweitert. Alternativ kann eine regelmäßige Speicherung auf einem externen Datenträger und/oder eine Übertragung der Daten auf einen PC vorgenommen werden. Hierbei sind zwingend die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.

Kassentyp 3 PC-Kassensysteme und andere PC-gestützte Erlöserfassungssysteme:

Das elektronische Journal kann mittels Schnittstelle an der Kasse auf einen externen Datenträger übertragen und dort in einem speziellen Dateiformat gespeichert werden. Die Details der einzelnen registrierten Geschäftsvorfälle werden als eindeutiger Datensatz in einer oder mehreren Tabellen EDV-technisch in einer Datenbank digital gespeichert.

Die EDV-technische Speicherung der Daten ermöglicht eine beliebige Anzahl an Auswertungen und diversifizierten Berichten.

Für die Erfüllung der Anforderungen der GoBD sind bei diesem Kassentyp hauptsächlich Softwareänderungen erforderlich.

Im Falle der Verwendung dieses Kassensystems sollten Unternehmer sich mit ihrem Kassenhersteller in Verbindung setzen und prüfen lassen, ob eine Softwareanpassung und Speichererweiterung im Sinne der GoBD möglich ist, damit die geforderten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllt werden können.

Anpassung des bestehenden Systems oder Neuinvestition?

Gegebenenfalls sind die hierdurch entstehenden Kosten in Relation zu der Neuanschaffung eines GoBD-konformen Kassensystems zu setzen.

Elektronische Registrierkassen, die nicht bereits aufgrund ihrer Bauart den GoBD-Anforderungen entsprechen sind somit mittels Softwareanpassungen sowie Erweiterung der Speicherkapazitäten den Voraussetzungen der GoBD anzupassen.

Ein Einsatz elektronischer Registrierkassen, die den o.g. Anforderungen nicht entsprechen ist nicht GoBD-konform und somit mit Wirkung ab dem 01.01.2017 nicht zulässig im Sinne des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 sowie des Kassenerlasses gemäß dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010.

Kleinstbetriebe mit offener Ladenkassen

Eine verpflichtende Umstellung von offenen Ladenkassen auf elektronische Registrierkassen ist weder handelsrechtlich noch steuerrechtlich vorgesehen; der Einsatz offener Ladenkassen ist somit auch weiterhin zulässig. Zu beachten ist hier jedoch die Verpflichtung der täglichen Festhaltung von Tageseinnahmen und -ausgaben.

Dies bedingt in der Regel, dass der Steuerpflichtige selbst dazu angehalten ist das Kassenbuch zu führen und den Kassenbericht zu erstellen, um der Verpflichtung eines jederzeitigen Kassensturzes nachzukommen.

Ausgaben und Barentnahmen sind durch entsprechende Belege nachzuhalten.

Der Einsatz von offenen Ladenkassen führt dazu, dass die Tageseinnahmen lediglich rechnerisch ermittelt werden können. Eine nachvollziehbare und systematisch richtige Ermittlung der täglichen Bareinnahmen ist daher unabdingbar. Zu diesem Zweck sind die Bareinnahmen zwingend mittels eines retrograden Kassenberichts zu ermitteln.

Der Einsatz von Standardsoftware, beispielsweise Office-Programmen, für die Erstellung des Kassenberichtes ist nicht zulässig, da die erstellten Dokumente keine Unveränderbarkeit im Sinne von § 146 Abs. 4 S.1 AO gewährleisten.

Was ist zu tun?

Mit Ablauf der in dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 festgesetzten Übergangsfrist zum 01.01.2017 erhalten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff auch in Zusammenhang mit Bargeschäften verpflichtenden Charakter.

Betroffen hiervon ist der Einsatz von elektronischen Registrierkassen, die den Ansprüchen der GoBD genügen müssen. Ein Einsatz von Registrierkassen, denen keine GoBD-Konformität zugesprochen werden kann, ist ab dem 01.01.2017 nicht mehr zulässig.

Ein Verstoß gegen die Anforderungen der GoBD führt zu einer formell nicht ordnungsgemäßen Buchführung und kann Hinzuschätzungen seitens der Finanzverwaltung zufolge haben.

Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen ab dem 01.01.2017 lediglich GoBD-konforme Registrierkassen für ihre betrieblichen Zwecke nutzen.

Dem entgegen steht der Einsatz von so genannten offenen Ladenkassen, welche auch weiterhin unter Beachtung der strengen Anforderungen Verwendung finden dürfen.

Erfahrungsgemäß gestaltet sich jeder Fall in der Praxis ein wenig anders, weshalb anzuraten ist im konkreten Fall einen Steuerberater und den jeweiligen Kassenhersteller zu kontaktieren, um etwaige Verstöße gegen die GoBD und damit ungewollte Hinzuschätzungen im Falle von Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Für ausführlichere Informationen verweisen wir auf das BMF-Schreiben vom 14.11.2014:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2015-05-05-aenderung-aufgrund-BMF-Schreiben-vom-14-november-2014-GoBS-GDPdU-GoBD.html

sowie auf den Kassenerlass gemäß dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Betriebspruefung/008_a.pdf?__blob=publicationFile&v=3

Alle Angaben ohne Gewähr!